Для поддержания крепких деловых связей с контрагентами необходимы не только деловые встречи и переговоры, проводимые в офисе, но и обсуждение совместных проектов в неформальной обстановке.
Такое общение способствует установлению приятельства, что в свою очередь переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более высокий уровень.
Кроме того, проведение деловых переговоров в неформальной обстановке способствует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.
Для установления неформальных отношений при проведении деловых встреч используются:
- совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) - банкеты, приемы и т.д.,
- посещение различных культурных и развлекательных мероприятий,
- прочие тому подобные встречи.
- буфетное обслуживание,
- оплата услуг переводчика.
В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
При этом, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества,
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика,
К представительским расходам относятся расходы:
1. На проведение официального приема:
- завтрака,
- обеда,
- иного аналогичного мероприятия
2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Буфетное обслуживание во время переговоров.
4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию:
- развлечений,
- отдыха,
- профилактики или лечения заболеваний.
В нашей статье будут рассмотрены:
- порядок оформления представительских расходов,
- особенности налогового учета представительских расходов.
Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.
При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы, связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.
Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.
Особое внимание нужно обратить на:
- виды производимых расходов,
- состав участников встречи,
- место ее проведения,
Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).
Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.
Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.
Таким образом, проведение деловых встреч преследует следующие цели:
- Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
- Пролонгация имеющихся договоров и согласование их условий.
- Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
- И т.п.
В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде. При этом, суды довольно часто принимают сторону налогоплательщика.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008г. по делу №А05-5668/2007 указывается, что специальной нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров» .
В данном постановлении также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность» .
Для целей налогового учета не имеет особенного значения название проводимого мероприятия.
Так, представительские расходы могут осуществляться при проведении:
- официального приема,
- деловой встречи,
- переговоров,
- совещаний,
- собраний,
- конференций,
- прочих подобных мероприятий.
- совета директоров,
- правления,
- иного руководящего органа налогоплательщика.
- о цели (повестке дня),
- месте заседания,
- времени проведения заседания руководящего органа компании,
- составе участников заседания.
- расходы связанные с арендой помещений,
- подготовкой и рассылкой необходимой информации,
- акционеров,
- пайщиков,
- участников,
Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов (объяснить цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет недостаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.
В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.
Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика» .
В результате суд принял решение в пользу налогового органа.
Ниже мы рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при учете представительских расходов в налоговом учете и позицию Минфина, отвечающего на эти вопросы.
Частные ситуации - разъяснения Минфина.
1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара не учитываются в расходах для целей налогового учета.
Для поддержания делового сотрудничества и для увеличения количества заключаемых договоров компания организовала бизнес-семинар для своих клиентов.
В рамках семинара проходила презентация нового продукта, а также подведение итогов работы за 2010 год с основными дилерами.
После официальной части семинара компания провела развлекательную программу для участников:
- прогулка на теплоходе,
- выступление артистов,
- фуршет.
Отрицательный ответ Минфина в Письме от 01.12.2011г. №03-03-06/1/796 был вполне ожидаем:
«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.
Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся в том числе расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций , так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса.»
2. Расходы на ужины с контрагентами в позднее ночное время, в том числе расходы на ужины в командировках при проведении переговоров, могут учитываться в составе представительских расходов для целей налогового учета.
Для учета таких расходов, они должны быть оформлены должным образом и документально подтверждены.
Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675:
«Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.
Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.
Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов , подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.»
3. При учете представительских расходов на проведение мероприятий, нужно обеспечить возможность отделения принимаемых расходов для целей налогового учета от не принимаемых:
3.1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.
3.2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.
Такой позиции придерживается Минфин в своем Письме от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176:«Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Учитывая изложенное, расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров на 2010 год согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.
Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.»
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
При этом, расходами для целей налогового учета, признаются:
- обоснованные,
- документально подтвержденные
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:
- оформленными в соответствии с законодательством РФ,
- оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
- косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, экономическая оправданность и документальное подтверждение необходимы для всех видов расходов.
А для признания представительских расходов в налоговом учете нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.
В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, данные налогового учета должны отражать:
- порядок формирования суммы доходов и расходов,
- порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
- сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
- порядок формирования сумм создаваемых резервов,
- сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
- Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- Аналитические регистры налогового учета;
- Расчет налоговой базы.
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.
«Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.»
Представительские встречи и деловые переговоры являются одним из основных инструментов взаимодействия организации с действующими бизнес-партнерами и потенциальными клиентами. Проведение таких встреч, как правило, требует затрат, которые принято называть представительскими расходами. В статье Вы узнаете, какие расходы относят к представительским, как они отражаются в бухгалтерских проводках и какими документами оформляются.
Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:
- организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
- предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
- в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
- организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.
Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.
Отражение представительских расходов в проводках
В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.
Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.
Представительские расходы во время командировки
Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.
В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:
Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия
В октябре 2015 ООО «Фиалка» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Фиалка» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.
Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:
- обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
- билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.
Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Фиалка».
Бухгалтер ООО «Фиалка» сделал в учете такие проводки:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 71 | 50 | Катаевым С.Р. получены средства под отчет | 74 000 руб. | Расходный кассовый ордер |
| 44 | 71 | Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.) | 500 руб. | Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана |
| 50 | 71 | Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 500 руб.) | 27 500 руб. | Приходный кассовый ордер |
| 44 | 76 | Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.) | 10 700 руб. | Счет-фактура |
| 76 | Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки | 10 700 руб. | Платежное поручение |
Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
В соответствии с ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.
Принимая к учету данные расходы, бухгалтер организации в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с кредитом счетов:
Если организация занимается торговой деятельностью, то представительские расходы могут отражаться на счете 44 «Расходы на продажу» .
Признание представительских расходов в бухгалтерском учете на основании пункта 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их оплаты.
Как правило, представительские расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.
При определении финансового результата представительские расходы списываются на счет 20 «Основное производство» или сразу относятся на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).
Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете организации отражаются представительские расходы.
Пример 1.
Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале 2006 года деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.
Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 12 980 рублей, в том числе НДС.
При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразит в бухгалтерском учете следующее:
|
Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
||
|
Дебет |
Кредит |
||
|
Принят к вычету НДС по транспортным расходам |
|||
|
Принят к вычету НДС |
|||
|
Оплачен счет транспортной организации |
|||
Обратите внимание!
В связи с изменениями, внесенными в статью 172 НК РФ Федеральным законом от 22 июля 2005 года №119-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах», вступившими в действие с 1 января 2006 года применение вычета по НДС по товарам (работам, услугам), имущественным правам не обусловлено оплатой поставщикам.
Достаточно, чтобы товары (работы, услуги), имущественные права предназначались для использования в налогооблагаемой деятельности, были приняты на учет, и у покупателя на руках имелся надлежащим образом оформленный счет – фактура.
Окончание примера.
Главой 25 НК РФ представительские расходы отнесены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Именно такое правило установлено абзацем 3 подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Обратите внимание!
Представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
Датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, в соответствии с пунктом 5 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Напоминаем, что в соответствии с пунктом 3 статьи 318 НК РФ база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется налогоплательщиком, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Пример 2.
(В рассматриваемом примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).
Транспортное обслуживание участников переговоров – 1000 рублей.
Билеты в театр – 1000 рублей.
Буфетное обслуживание в театре составило 1200 рублей.
Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Следовательно, сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.
Предположим, что в 1 квартале 2006 года расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9 400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1 600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учтена не будет.
Окончание примера.
Так как представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме, а в налоговом учете признаются в размере не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда, то это приводит к разнице между бухгалтерской и налоговой прибылью.
Причем в отношении представительских расходов не всегда можно сразу сказать однозначно, какая разница будет возникать у налогоплательщика – постоянная или временная. Исключение составляет лишь случай, когда расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РФ представительскими. Такая разница сразу признается постоянной, формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению налога на прибыль в отчетном периоде.
Может случиться и так, что в одном отчетном периоде норматив представительских расходов будет меньше суммы фактических затрат, и налогоплательщик примет в расходы сумму представительских расходов в пределах норматива, а в следующем отчетном периоде размер норматива увеличится, ведь он зависит от суммы расходов на оплату труда, которая определяется нарастающим итогом. Иначе говоря, не исключен вариант, что в следующем отчетном периоде налогоплательщик сможет учесть в качестве расходов всю сумму представительских расходов, включая и ранее не учтенную.
Отражение в учете постоянной и временной разницы рассмотрим на условиях вышеприведенного примера.
Пример 3.
(В примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).
ООО «Мелена» в феврале 2006 года провело переговоры с ООО «Радуга» с целью организации совместного производства мебели. Предположим, что затраты организации на проведение данных переговоров составили:
Затраты на официальный прием (обед в ресторане) – 10 000 рублей.
Транспортное обслуживание участников переговоров – 1 000 рублей.
В ходе переговоров была предусмотрена культурная программа, а именно посещение местного драматического театра.
Билеты в театр – 1 000 рублей.
Доставка участников в театр и обратно - 500 рублей.
Буфетное обслуживание в театре составило 1 200 рублей.
Таким образом, общая сумма затрат по приему делегации у ООО «Мелена» составила 13 700 рублей.
Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Таким образом, сумма в размере 2 700 рублей формирует постоянную разницу и бухгалтер должен отразить в учете постоянное налоговое обязательство в размере 2 700 рублей х 24% = 648 рублей.
Сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.
Предположим, что в 1 квартале 2006 года расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9 400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1 600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) будет признана вычитаемой временной разницей и бухгалтер должен отразить в учете сумму отложенного налогового актива в размере 1600 рублей х 24% = 384 рубля.
Рабочим планом счетов бухгалтерского учета организации закреплено, что к балансовому счету:
До конца текущего года указанная сумма может быть:
· принята к вычету, если фактическая сумма представительских расходов не превысит предельный размер;
· списана в бухгалтерском учете в состав внереализационных расходов, если фактическая сумма представительских расходов окажется больше, установленного норматива.
Обратите внимание!
При наступлении второго из указанных случаев, организация должна будет в бухгалтерском учете признать сумму НДС, не принятого к вычету, постоянной разницей и соответственно начислить постоянное налоговое обязательство.
Рабочим планом счетов бухгалтерского учета организации закреплено, что к балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыты:
· субсчет 68-1 «Налог на прибыль»;
· субсчет 68-2 «Налог на добавленную стоимость».
В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
|
Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
||
|
Дебет |
Кредит |
||
|
Принят счет за транспортное обслуживание участников переговоров |
|||
|
Учтен НДС, предъявленный к оплате транспортной организацией |
|||
|
Принят авансовый отчет по представительским расходам |
|||
|
Учтен НДС по представительским расходам |
|||
|
Прията к вычету сумма НДС, соответствующая предельному размеру представительских расходов |
|||
|
Отражена сумма отложенного налогового актива (6 000 рублей х 24%) |
|||
|
Оплачен счет транспортной организации |
|||
Окончание примера.
Отметим, что информация, приведенная ниже, не имеет непосредственного отношения к нормированию представительских расходов, а больше касается вопросов классификации представительских расходов. Но, на наш взгляд, эта информация будет полезна читателю, так как статья 264 НК РФ содержит много неясностей и довольно часто налогоплательщики, находятся в затруднении можно ли признать те или иные расходы представительскими. Например, возьмем такой вид представительских расходов, как транспортное обслуживание участников встречи. Что имел в виду законодатель под данными расходами, остается тайной: транспортное обслуживание в пределах одного населенного пункта, или что-то другое? А если участник переговоров – иностранец и прибывает из-за рубежа, на самолете, специально направленном налогоплательщиком, то можно ли считать такие расходы фирмы, представительскими или нет?
Налоговые органы категорично заявляют, что оплата стоимости проезда участников из других городов или стран, в котором состоится официальное мероприятие, не может быть признана в составе представительских расходов. В качестве доказательства можно привести Письмо Управления Федеральной налоговой службы (далее УФНС) по городу Москве от 11 ноября 2004 года №26-12/73173. Но ведь это разъяснение содержится лишь в письме налогового ведомства, а не прописано в законе, поэтому у налогоплательщика всегда существует шанс доказать обратное, правда в судебном порядке.
Или другой пример. Предположим, что деловые переговоры проводятся в течение нескольких дней и организация оплачивает завтраки, обеды и ужины (которые не носят официального характера) представителей сторонних организаций. Можно ли признать указанные расходы представительскими?
Минфин Российской Федерации в своем письме от 5 апреля 2005 года №03-03-01-04/1/157 разъяснил, что расходы на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет средств, не учитываемых при налогообложении, принимающей стороны.
Кроме того, пункт 2 статьи 264 НК РФ называет также круг лиц, являющихся определяющим при отнесении расходов на прием и обслуживание:
· представители сторон, участвующих в переговорах;
· участники, прибывшие на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа.
Поэтому, если организация, осуществляет расходы по приему иных лиц, например, членов ревизионной комиссии, то данные расходы не могут быть признаны представительскими, ведь члены ревизионной комиссии руководящим органом организации не являются.
Как показывает практика, налоговые органы запрещают относить в состав представительских расходов следующие затраты налогоплательщика:
· стоимость подарков, вручаемых представителям делегации;
· на оформление виз для иностранных партнеров (смотрите Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 13 февраля 2002 года №26-12/6751);
· на оформление помещений для проведения официального приема;
· на оплату аренды помещения, в котором проводится официальный прием (смотрите Письмо Минфина Российской Федерации от 12 марта 2003 года №04-02-03/29).
Однако существующая арбитражная практика показывает, что суды не всегда соглашаются с мнением налоговых органов, поэтому у налогоплательщика всегда есть шанс оспорить позицию налоговиков в судебном порядке.
В качестве примера приведем несколько судебных решений.
Пример 5.
Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам была проведена закрытого акционерного общества (далее ЗАО) по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах за период с 1 января 2001 года по 31 декабря 2002 года. Налоговая инспекция установила, что ЗАО необоснованно отнесло к представительским расходам и приняло для целей налогообложения расходы на спиртные напитки.
Не согласившись с вынесенным решением, общество обратилось в арбитражный суд.
Удовлетворяя заявленные требования, арбитражный суд исходил из того, что ЗАО правомерно отнесло к представительским расходам и приняло для целей налогообложения расходы на приобретение и вручение цветов, расходы на спиртные напитки в сумме 13 463 рубля.
ФАС Поволжского округа, рассмотрев дело в порядке надзора, встал на сторону налогоплательщика, указав следующее.
Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг), уменьшающих налогооблагаемую прибыль, включаются представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других делегаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества.
Названные представительские расходы подтверждаются соответствующими первичными документами.
Суд рассматривал, относятся ли спорные расходы к расходам на организацию развлечений и отдыха. При этом налоговым органом не представлены суду доказательства того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
Рассмотрев обстоятельства дела, суд признал спорные расходы представительскими, а решение налоговой инспекции о доначислении суммы налога на прибыль и пеней недействительным.
Окончание примера.
Пример 6.
Инспекция министерства Российской Федерации по налогам и сборам (МНС Российской Федерации) провела выездную проверку соблюдения ООО законодательства о налогах и сборах в период с 1 января 2001 года по 30 сентября 2003 года, в ходе которой выявила ряд налоговых правонарушений. В частности, налогоплательщику поставлено в вину необоснованное отнесение к представительским расходам, уменьшающим полученные доходы, затрат по оплате спиртных напитков, поскольку они не предусмотрены перечнем расходов на представительские цели согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ.
Принятым по результатам проверки решением инспекция начислила ООО недоимку по налогу на прибыль и соответствующую сумму пеней, а также привлекла его к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 122 НК РФ, в виде взыскания штрафа в размере 20% от суммы неуплаченного налога.
Довод инспекции о том, что пункт 2 статьи 264 НК РФ содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели, несостоятелен. К представительским расходам названная норма относит расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся также расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В данном случае инспекция не оспаривает, что реальные затраты ООО на приобретение спиртных напитков связаны с проведением официального приема и обслуживанием представителей других организаций. Эти затраты согласно подпункту 22 пункта 1 и пункту 2 статьи 264 НК РФ относятся к представительским расходам, уменьшающим в соответствии со статьей 252 НК РФ полученные доходы налогоплательщика.
Окончание примера.
Пример 7.
Постановление ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 года №КА-А40/12097-04.
Налоговая инспекция провела проверки соблюдения организацией – ОАО - законодательства о налогах и сборах.
В ходе проверки было выявлено, что ОАО включило в состав представительских расходов затраты на организацию торжественного совещания, в частности расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций.
По результатам проверки налоговой инспекцией принято решение о доначислении налога на прибыль, пени и привлечении ОАО к налоговой ответственности.
ФАС Московского округа, рассмотрев дело в порядке надзора, встал на сторону налогоплательщика, указав следующее.
Пунктом 2 статьи 264 НК РФ предусмотрено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций.
При таких обстоятельствах осуществленные ОАО расходы обоснованно отнесены к представительским расходам.
Окончание примера.
Такого же мнения придерживается и ФАС Северо-Западного округа.
Пример 8.
Инспекция МНС Российской Федерации провела выездную налоговую проверку соблюдения ЗАО налогового законодательства за 2001 - 2002 годы.
При проверке установлено необоснованное, по мнению инспекции, уменьшение в 2002 году полученных доходов на сумму расходов, связанных с размещением в гостинице членов принимаемой делегации.
По результатам проверки налоговым органом вынесено решение, в соответствии с которым ЗАО доначислен налог на прибыль и пени.
ФАС Северо-Западного округа, рассмотрев дело в кассационной инстанции, встал на сторону налогоплательщика, указав следующее.
Из материалов дела видно, что ЗАО в письме гарантировало чешской стороне прием и проживание членов делегации в период работы выставки в Москве и проведения переговоров о дальнейшем сотрудничестве.
Представительские расходы предусмотрены приказом об учетной политике общества на 2002 год, смета представительских расходов на 2002 год утверждена на общем собрании акционеров общества.
Названные расходы правомерно (согласно пункту 1 статьи 252 и пункту 2 статьи 264 НК РФ) уменьшают полученный доход организации-налогоплательщика.
В связи с этим решение налогового органа было признано незаконным.
Окончание примера.
Пример 9.
Налоговая инспекция провела выездную налоговую проверку соблюдения МУП законодательства о налогах и сборах за период с 1 января 2001 года по 13 июля 2003 года.
По результатам проверки налоговым органом принято решение о доначислении налога на прибыль, о начислении пеней.
По мнению налоговых органов, налогоплательщиком неправомерно включены в сумму представительских расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, расходы по организации поездки представителей делегации сторонней организации, прибывших для ведения переговоров о путях взаимного сотрудничества в области предпринимательской деятельности и возможности заключения взаимовыгодных договоров, к месту проведения переговоров - на остров Соловки.
Налоговый орган посчитал проведение переговоров на острове Соловки, являющимся местом туризма, невозможным и, следовательно, осуществленные МУП расходы необоснованными и экономически не оправданными для целей исчисления налога на прибыль, относящимися к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ не относятся к представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
ФАС Северо-Западного округа, рассмотрев дело в кассационной инстанции, встал на сторону налогоплательщика, указав следующее.
В пункте 2 статьи 264 НК РФ особо отмечено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха.
Судом первой инстанции установлено, что в период с 23 по 26 июня 2002 года (в рабочие дни - со вторника по пятницу) на острове Соловки состоялись переговоры между представителями налогоплательщика и сторонней организации по вопросам поставки сырья для производства хлебобулочных изделий. Транспортные расходы по обеспечению доставки прибывших на переговоры лиц к месту проведения мероприятия и обратно подтверждаются соответствующими первичными документами. В результате переговоров заключен договор о поставке масла растительного.
Налоговым органом не представлены суду доказательства того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.
При таких обстоятельствах, а также с учетом заявления налогоплательщика об отсутствии у организации помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, не опровергнутого налоговым органом, суд признал недействительным решение налоговой инспекции о доначислении налога на прибыль и пеней.
Окончание примера.
На практике довольно часто встречаются ситуации, когда налоговые органы настаивают на неправомерности отнесения организацией осуществленных расходов, связанных с официальным приемом, к представительским в том случае, если по результатам проведения переговоров не были заключены договоры.
Но и в этом случае суды встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что для отнесения данных расходов к представительским необходимо, чтобы они соответствовали статьям 252 и 264 НК РФ. Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием для признания произведенных расходов представительскими.
Пример 10.
Налоговой инспекцией по результатам выездной налоговой проверки ОАО по вопросам правильности исчисления и перечисления налога на прибыль за период с 1 января 2000 года по 31 декабря 2002 года вынесено решение о доначислении налога на прибыль, пеней и о привлечении ОАО к ответственности по пункту 1 статьи 122 НК РФ за неполную уплату налога на прибыль. Основанием для доначисления налога на прибыль послужил вывод о занижении налогооблагаемой базы в связи с необоснованным включением в состав прочих затрат расходов на официальные приемы представителей зарубежных фирм. По мнению инспекции, поскольку по результатам проведенных мероприятий не были подписаны договоры, ОАО не вправе отнести произведенные затраты к представительским расходам.
ФАС Уральского округа, рассмотрев дело в кассационной инстанции, встал на сторону налогоплательщика, указав следующее.
Согласно статьям 252, 264 НК РФ обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, учитываются для целей налогообложения.
Спорные расходы, осуществленные налогоплательщиком, являются документально подтвержденными.
Ссылка налоговой инспекции на отсутствие связи спорных затрат с конкретными доходами судом кассационной инстанции не была принята, так как с учетом характера управленческих расходов они не могут быть связаны с определенным доходом (как, например, материальные), то есть достаточно того, что они есть в принципе в соответствующем размере.
Окончание примера.
Более подробно с вопросами, касающимися нормируемых расходов, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Нормируемые расходы».
Учитываем представительские расходы
Под видом представительских многие организации списывают расходы на банкеты для сотрудников, чай, кофе, воду и прочие затраты, которые непросто связать с коммерческой деятельностью компании. поэтому любые представительские расходы, а тем более крупные проверяющих настораживают.
Обоснованность представительских расходов не зависит от результатов переговоров. Даже если не было заключено никаких договоров, сумму представительских расходов компания вправе учесть для целей налогообложения прибыли. Однако в отчете не стоит использовать категоричные формулировки — писать, что представители организации отказались подписывать договор или продлевать контракт. Лучше указать, что представители компании обещали рассмотреть предложение о пролонгации договора до конца текущего года, так как проверяющие всегда являются сторонниками экономического обоснования затрат.
Если мероприятие большое, к примеру прием иногородней или даже иностранной делегации, в комплект подтверждающих документов обязательно стоит включить копии приглашений и полученные на них ответы. Надо также определить перечень своих сотрудников, которые участвуют в переговорах. Для этого оформляют приказ за подписью руководителя. В приказе можно также установить порядок выдачи и расходования подотчетных сумм на представительские расходы.
Для рядовых переговоров неплохо иметь распечатку электронной переписки или копии факсов с приглашением и ответом.
Чтобы подтвердить расходы на большое мероприятие, нужны его программа и смета. В программе расписывают все этапы приема от встречи до проводов гостей. В смете расходов устанавливают предполагаемую величину затрат. Лучше, если в итоге компания потратит на мероприятие несколько меньше, а не наоборот, чтобы у инспекторов не было соблазна заговорить об экономической необоснованности произведенных расходов.
Для рядовых переговоров смету предполагаемых расходов можно утвердить приказом директора на год вперед.
Документы, которые непосредственно подтверждают сумму расходов, — кассовые и товарные чеки, выставленные счета, договоры на оказание услуг, накладные, счета-фактуры и т.д. Если расходы оплачены сотрудником за счет средств, выданных под отчет, то все оправдательные документы прикладывают к авансовому отчету. Кроме того, составляют акт на списание представительских расходов, в котором указывают фактически израсходованные на мероприятие средства.
После завершения крупных переговоров составляют отчет о мероприятии, в котором описывают достигнутые результаты. Для рядовых переговоров, которые потребовали представительских затрат, подойдут краткий протокол, меморандум или служебная записка об итогах.
Затраты на алкогольную продукцию для банкета с партнерами можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных для представительских расходов в целом). Такой точки зрения придерживается Минфин России в Письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136. Есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 августа 2007 г. N А56-3739/2006).
Ранее Минфин России утверждал, что расходы на алкогольную продукцию не должны превышать размеров, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок) (Письмо от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49). Есть и судебные решения, подтверждающие, что средства, истраченные на спиртное, нужно учесть в расходах в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. N А56-32729/04). Но методики определения количества алкоголя, которое будет соответствовать обычаям делового оборота, в настоящее время в законодательстве нет.
Спорным является вопрос о признании расходов по оформлению интерьера офиса. Специалисты Минфина России считают, что такие расходы не связаны с производственной деятельностью компании, поэтому учитываться при расчете налога на прибыль не должны. Основание — п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения чиновники дали в Письме от 25 мая 2007 г. N 03-03-06/1/311.
Пример. Для оформления приемных, переговорных, кабинетов руководителя и его заместителя фирма заказывает композиции из живых цветов. Может ли она при расчете налога на прибыль учесть такие затраты в составе представительских расходов?
Затраты на покупку цветов прямо не названы в списке представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако список таких расходов не закрыт. Поэтому, если затраты на покупку цветов экономически оправданы и документально подтверждены, компания вправе учесть их при расчете налога на прибыль в составе представительских расходов. Подтверждает это и судебная практика (Постановления Федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. N А57-1209/04-16, Московского округа от 9 августа 2006 г. N КА-А40/7454-06, Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. N Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Пример аргумента, подтверждающего экономическую необходимость приобретения цветов в офис, — эти расходы связаны с созданием и поддержанием у клиентов благоприятного имиджа компании и созданием комфортных условий для проведения переговоров.
В действительности же практически половина офисных расходов обусловлена необходимостью обеспечить сотрудникам организации нормальные условия труда. Причем тем самым работодатель выполняет обязанности, возложенные на него ст. 223 ТК РФ: оборудовать для сотрудников помещения для приема пищи, комнаты отдыха в рабочее время и психологической разгрузки и т.д. А расходы, произведенные в соответствии с законодательством, являются экономически обоснованными и могут быть признаны в налоговом учете.
На практике суды принимают расходы, коммерческая необходимость которых может вызвать сомнения не только у налоговых инспекторов. К примеру, ФАС Московского округа признал обоснованными расходы на приобретение аквариумов.
Служебная записка - пример написания
Компания убедила суд с помощью следующего довода: поскольку в большей части помещений отсутствуют окна и, как следствие, солнечный свет, это неблагоприятно сказывается на психофизиологическом состоянии работников. А установленные там аквариумы позволяют значительно снизить все негативные последствия этих факторов (Постановление от 7 сентября 2006 г. N КА-А40/8421-06).
Все остальные офисные затраты — на предметы интерьера, украшение и пр. — обоснованы необходимостью произвести благоприятное впечатление на внешних посетителей — потенциальных клиентов и партнеров. А то, что от имиджа компании зависит успех ее основной деятельности, очевидно. По крайней мере для судей (Постановление ФАС Московского округа от 25 декабря 2006 г. N КА-А40/12681-06).
Налоговые инспекторы не принимают без споров расходы на проживание в гостинице гостей компании — представителей потенциальных партнеров. Они считают, что эти затраты нельзя отнести к представительским, так как о них не сказано в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235). В случае судебного разбирательства инспекция может и проиграть, поскольку формулировка "обслуживание представителей других организаций" в п. 2 ст. 264 НК РФ предполагает в числе прочего и обеспечение гостей жильем.
Эксперт журнала
Планирование. Пошаговый план мероприятий — структура. Составить, написать. Составление, написание. Детализация. Уточнение, корректировка.
Как составить план. Планирование мероприятий, шагов (10+)
Планирование. Составление плана мероприятий
|
План должен начинаться с текущего состояния и завершаться тем, что мы хотим получить. Он должен вести нас от нашего сегодняшнего положения к нашей цели . Шаги должны быть настолько мелкими, чтобы было понятно, как сделать каждый шаг , и чтобы можно было понять, какие шаги уже сделаны, а какие предстоит сделать. Для каждого шага должно быть определено время , в которое он должен быть сделан. Это позволяет понимать хронологическую последовательность шагов, четко знать, когда и что нужно делать, оценивать степень выполнения плана. Регулярно контролируйте выполнение плана. Если план выполняют несколько человек, то для каждого шага должен быть задан исполнитель. Также нужно предусмотреть взаимодействие участников с целью координации и контроля своевременности шагов. Желательно понимать, какие шаги зависят от каких предыдущих. Это полезно при корректировке плана, если такая понадобится. При корректировке старайтесь менять шаги, но не сроки. Продумайте, где в плане может что-то пойти не так. Перечислите риски. Представительские расходы: гуляем для делаСоставьте резервные планы на случай реализации этих рисков. Вы должны понимать, что будете делать, если что-то пойдет не так, как запланировано. |
Планирование (составление плана) — важнейшая составляющая часть достижения цели. Большая задача сама по себе пугает. Непонятно, с какой стороны к ней подступиться. Это демотивирует, вгоняет в депрессию. Наличие понятного исполнимого плана само по себе убеждает в достижимости цели и мотивирует. Единственный способ съесть слона — есть его по частям.
Удобнее всего составлять план в текстовом редакторе или редакторе таблиц, так как нам придется раздвигать строчки, вставлять комментарии и корректировать план на этапе исполнения. На бумаге это делать невозможно. Специализированные программы для планирования я пробовал использовать, но разочаровался, не нашел в них каких-то дополнительных преимуществ по сравнению с обычным редактором таблиц.
Структура плана мероприятий
План состоит из шагов, сгруппированных в этапы. Мелкие этапы могут группироваться в более крупные. Каждый пункт плана должен содержать срок начала и завершения этапа.
Я планирую таким образом. Ставлю цель. Как правильно ставить цели, можно прочесть по ссылке. Для начала в моем плане всего две строчки (первая и последняя): текущее состояние дел и желаемый результат (цель). Далее я иду к середине плана с двух концов. С одной стороны пишу этапы, которые можно предпринять, начиная с текущего состояния (назовем их реальными этапами). С другой стороны пишу условия достижения конечной цели, которые, по моему мнению, ближе, чем сама цель (желаемые этапы). Вставляю эти строчки между первой и последней. Стараюсь найти такие этапы, чтобы они в конце концов встретились, то есть из последнего реального этапа вытекал первый желаемый. Обычно это удается, хотя и не всегда с первого раза. Возможно, понадобится изучить опыт других людей, которые уже решали похожие задачи, посоветоваться. Если цель такая, которую раньше никто не достигал, то все равно ее достижение состоит из этапов, многие из которых другие люди уже проходили. Так что в планировании этих этапов нужно опираться на чужой опыт, а уникальные шаги придется продумывать самому.
Для примера рассмотрим план освоения иностранного языка. В скобках указана последовательность, в которой я добавлял этапы.
- Иностранный язык не знаю (1)
- Выясняю у друзей, знающих язык, как они его выучили (3)
- Подбираю и покупаю самоучитель языка (7)
- Осваиваю язык по самоучителю до уровня ‘читаю со словарем’ (8)
- Записываюсь на курсы с носителем языка, осваиваю произношение и понимание со слуха (9)
- Учу слова, расширяю словарный запас (10)
- Читаю литературу на языке (11)
- Читаю периодику на данном языке через интернет (6)
- Смотрю спутниковые телевизионные программы на данном языке (5)
- Посещаю страну, где говорят на этом языке, для практики (4)
- Иностранный язык знаю на разговорном уровне (2)
Планирование мероприятий по уточнению плана.
Контроль и корректировка
Пункты плана после 3-го добавляю по итогам выполнения третьего, то есть выяснения у друзей путей освоения языка. Это нормально. В планах нередко приходится вставлять некоторые исследования, на основе которых потом продолжается планирование. Но важно помнить цель и срок, к которому ее нужно достигнуть. Получив нужные данные, стараемся составить план, приводящий к цели в нужное время.
В сложных планах практически невозможно все запланировать заранее. По итогам одних шагов может появляться информация, влияющая на другие. Я советую запланировать все шаги на основе той информации, которая имеется. По мере выполнения плана, когда будет появляться новая информация, вносить коррективы. Но при этом постоянно удерживать внимание на конечной цели и сроках. Всегда нужно стараться корректировать план так, чтобы сроки не сдвигались. Начать сдвигать сроки легко, остановиться практически невозможно. Корректировка сроков — последний рубеж, когда уже ничего другого предложить нельзя. Мой опыт показывает, что если постоянно контролировать исполнение плана, понимать, что дела идут не так, как планировалось, сразу после возникновения проблем, а не в конце этапа, то удается внести коррективы и выполнить план в срок, несмотря на возникшие сложности.
Так что важнейшим элементом выполнения плана является оценка степени его выполнения. Необходимо регулярно выяснять, идет ли выполнение плана по графику. Это важно и для коллективного, и для индивидуального плана. Как оценить степень выполнения? Для этого нужна достаточная детализация.
Степень детализации плана
Теперь детализирую этапы до такого состояния, чтобы выполнение каждого шага было очевидным и занимало максимум несколько часов. Если детализация выполнена верно, то легко оценить выполнимость каждого шага и можно контролировать, насколько план выполняется.
Например, этап ‘Выучить 3 000 иностранных слов за год’ детализирован недостаточно. Непонятно, реально ли это, как к этому подступиться, невозможно контролировать исполнение. В конце года станет ясно, что план провален, но что-то предпринимать будет поздно.
Такая детализация исправит положение: ‘Ежедневно изучать десять слов, повторять слова за последние десять дней, повторять слова за день, который был месяц назад, повторять слова за день, который был два месяца назад’. Эти шаги понятно как выполнить. Выполнение этих шагов легко контролировать. Вы либо выполнили эти шаги за день, либо нет. Эти шаги приводят к нужном результату — освоению за год 3 000 слов.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.
Еще статьи
Мой хитрый метод контроля и мотивации….
Регулярный личный контакт, разбор проблем, благодарность за успехи — мой подход …
Уверенность в себе. Создать, развить способность быстро вызывать довер…
Как убедить, впечатлить незнакомого человека, понравиться, вызвать доверие с пер…
Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен…
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл…
Ключевые показатели эффективности, kpi, личные качества склад, произво…
Перечень показателей эффективности и личных качеств для склада, производства, ма…
Нераспространение секретной деловой и торговой информации. Положение…
Положение о коммерческой тайне. Образец, инструкция по составлению. Неразглашени…
Доверенность. Оформление, правовые, юридические тонкости, особенности….
Доверенность, оформление, юридические тонкости. Передоверие….
Новая модель продвижения…
Новая модель продвижения продукта через лидеров мнения в социальном интернет-про…
Карьера и здоровье. Служебное, должностное продвижение. Полезность, за…
Влияние на служебное продвижение, карьеру различных факторов, таких, как здоровь…
Представительные расходы палета воды служебная записка
1. Как правильно произвести документальное оформление представительских расходов?
2. Является ли правомерным выплаты вознаграждений членам Совета директоров. Если да, то какими страховыми взносами облагаются (если облагаются) такие выплаты?
3. Как правильно произвести документальное оформление подарков сотрудникам в виде денежных средств к 23-ему февраля, к 8-мому марта. Облагаются ли такие подарки страховыми взносами?
1. Для того чтобы подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов и их связь с управлением организацией, организация должна составить соответствующие внутренние организационно-распорядительные документы. Их перечень приведен в письме Минфина РФ от 13.11.07 г. № 03-03-06/1/807. Это:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию;
— первичные документы.
Если представительские мероприятия проводятся в организации довольно часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, выполняющих представительские функции.
Если же официальные приемы носят случайный (разовый) характер, то в отношении каждого мероприятия необходимо составить приказ, который подписывает руководитель. В приказе следует указать назначение мероприятия, срок его проведения, состав участников (как со стороны приглашенных, так и с принимающей стороны), предельную сумму расходов, лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.
В смете необходимо указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по отдельным статьям затрат, а также лицо, отвечающее за прием гостей и за произведенные расходы.
По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет. Сведения, подлежащие отражению в этом документе, описаны в Письмах УФНС России по г. Москве от 16.05.06 г. № 20-12/41851 и от 22.12.06 г. № 21-11/113019@:
— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
— дату и место проведения;
— программу мероприятий;
— состав пригашенной делегации;
— список участников принимающей стороны;
— величину расходов на представительские мероприятия.
Примерные формы организационно-распорядительных документов приведены в приложении к настоящей консультации.
Также обращаем внимание, что в упомянутых письмах Минфина РФ и УФНС России по г. Москве определен порядок документального подтверждения представительских расходов для целей отнесения их в состав расходов на производство и реализацию при исчислении налога на прибыль. Какие-либо разъяснения по вопросу о порядке подтверждения целевого использования некоммерческой организацией целевых поступлений при использовании их на представительские расходы отсутствуют.
По нашему мнению, некоммерческая организация также может руководствоваться описанным порядком оформления документов для подтверждения целевого использования средств, направленных на оплату представительских расходов.
2. Выплаты вознаграждений членам Совета директоров некоммерческого партнерства являются правомерными, если
— Совет директоров как орган управления некоммерческим партнерством предусмотрен его уставом (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);
— расходы на выплату вознаграждений членам Совета директором предусмотрены сметой некоммерческого партнерства.
Статьей 5 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» установлено следующее: некоммерческая организация не вправе выплачивать вознаграждение членам высшего органа управления за выполнение ими возложенных на них функций, за исключением компенсации расходов, непосредственно связанных с участием в работе высшего органа управления.
Указанное ограничение не распространяется на членов Совета директоров некоммерческого партнерства, так как данный орган не является высшим органом управления некоммерческого партнерства. Высшим органом управления для некоммерческого партнерства является общее собрание его членов.
Вознаграждения членам Совета директоров подлежат обложению страховыми взносами (в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование) на основании п.
1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.
В перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, установленном ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ, вознаграждения членам Совета директоров не поименовано.
3. Для того, чтобы выплаты подарков в виде денежных средств ко Дню защитника Отечества и к 8 Марта в некоммерческой организации были правомерными, эти выплаты должны быть предусмотрены сметой некоммерческого партнерства или трудовыми договорами с сотрудниками. В противном случае данные выплаты могут быть признаны налоговыми органами как выплаты, не связанные с уставной деятельностью некоммерческой организации, соответственно они могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль.
В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам будут предусмотрены трудовыми договорами, то они подлежат обложению страховыми взносами на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.
В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам не предусмотрены трудовыми договорами, но они предусмотрены сметой некоммерческого партнерства, то данные выплаты могут не облагаться страховыми взносами.
При этом данные подарки в виде денежных средств должны быть предусмотрены письменными договорами дарения, а не трудовыми или внутренними документами организации (см. Письмо Минздравсоцразвития от 05.03.10 г. № 473-19).
По нашему мнению, в случае если выплата рассматриваемых подарков будет носить массовый характер (в число одаряемых ко Дню защитника Отечества будут включены все или большинство сотрудников мужского пола или, соответственно, к 8 Марта – все или большинство сотрудников женского пола), то у некоммерческого партнерства будут существовать значительные риски признания проверяющими из фондов необоснованного занижения базы для исчисления обязательных страховых взносов.
Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды
Состав представительских расходов. Позиция налоговых органов РБ
Это:
— проживание в гостиницах;
— питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);
— транспортные услуги;
— проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
— культурные мероприятия;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
— приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
— аренду помещения для проведения представительских мероприятий.
Данный перечень не является закрытым. Как следует из данного письма, в состав представительских расходов могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.
Однако вопрос, который наиболее часто волновал бухгалтеров в последнее время - можно ли признать представительскими расходами и включать в состав затрат, учитываемых при налогообложении, расходы по приему представителей иностранных компаний при нахождении наших сотрудников в загран.командировках (например, расходы на деловой обед и др.) - так и нашел ответа в данном письме. Отметим только, что письмо разрешает включать в состав представительских расходов только расходы по оплате сувениров, вручаемых представителям принимающей стороны.
Источник информации:
Услуги от СООО «Правильная компания»
Из судебных споров ясно, что подарки партнерам можно учесть как представительские расходы при соблюдении следующих условий:
- в течение налогового периода, когда дарились подарки, у компании-дарителя был официальный прием деловых партнеров;
- документы на представительские расходы оформлены.
В бухгалтерском учете (в отличие от налогового) расходы на подарки деловым партнерам нужно принимать к учету в полном объеме и отражать в составе расходов по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Согласно Плану счетов представительские расходы у производственных и торговых фирм учитываются на счете 44 «Расходы на продажу». Признать расходы нужно в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени оплаты (п. 18 ПБУ 10/99).
Акт на списание представительских расходов образец
В отчете прописывают следующие пункты:
- Место и дата проведения мероприятия.
- Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
- Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
- Величина затрат на проведение события.
Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.
Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:
- Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем.
Как правильно оформить представительские расходы — пример?
ВажноТакже к представительским можно отнести расходы на покупку цветов, шоколадных конфет, цветочных композиций для проведения приемов (пост. ФАС МО от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10). Отдельно следует сказать о подарках в виде алкоголя, если их учитывать как представительские расходы.
Ранее налоговики считали, что решение деловых вопросов несовместимо с употреблением алкогольных напитков. Однако суды и Минфин России придерживаются иного мнения (пост.
ВниманиеФАС УО от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2, ФАС СЗО от 16.07.2008 № А56-15358/2007; письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136).
Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения
Если затраты на алкогольную продукцию не превышают размеров, предусмотренных обычаями делового оборота, и правильно оформлены, то у компании есть все основания учесть их в расходах.
Какая норма алкоголя считается допустимой, нигде не зафиксировано.
Онлайн журнал для бухгалтера
ИнфоВ нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
- Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.
- Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ. Приказ о проведении официального мероприятия Смета на представительские расходы Отчет о проведении официальной встречи Представительские расходы на командировку К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:
- на официальный прием и (или) обслуживание (в т.
Оформление приказа на представительские расходы
В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:
- отчета;
- первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.
В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:
- первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
- любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п.
Подарки партнерам по бизнесу. учет расходов
Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах. Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец». Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.
Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес. Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции. Разъясним, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.
Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).
Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Что не входит?
На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.
Аренда помещения
Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения - налоговики не признают их представительскими.
Организация развлечений
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
А как быть с физлицами?
В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!
Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.
Транспортное обслуживание и проживание
НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).
И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.
Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).
В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).
Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).
Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).
Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.
Сувениры
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.
Питание представителей
Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?
Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:
- приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
- смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
- а также первичные подтверждающие документы.
Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно - в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).
Спиртные напитки
Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.
Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Оформление залов
В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.
Официальный характер приема
Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.
При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат1 .
Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:
- программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
- список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
- отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
Документальное оформление представительских расходов
Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.
Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:
- официальность проводимого мероприятия;
- экономическая обоснованность производимых расходов;
- документальное подтверждение понесенных расходов.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные2 :
- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»3 . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.20124 .
В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах5 . Сведем все воедино, и у нас получится:
- приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
- отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
- цель и результаты мероприятия,
- сумма расходов на представительские цели,
- а также иные необходимые данные.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Приказ (распоряжение)
Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).
В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, - в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:
- вопросами, являющимися предметом переговоров, и
- служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.
В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц - участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).
В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).
С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.
Программа мероприятия и смета расходов
В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.
Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.
Пример 1
Свернуть
Пример 2
Свернуть
Пример 3
Свернуть
И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.
Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие... и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.
Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).
После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.
Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.
Отчет о проведении официального мероприятия
По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ - отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.
Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.
Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).
Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.
Пример 4
Свернуть
В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно6 .
Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ7 . В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.
Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм8 , просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).
Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).
Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый - правильно оформленный.
Пример 5
Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать
Свернуть
Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:
- акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
- счет-фактуру;
- путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
- счета на оплату.
Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.
Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:
- счет-фактуру;
- счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).
Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.
Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).
Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:
- товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
- счет-фактуру.
Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.
Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.
Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.
Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:
- счетами,
- договорами на оказание услуг,
- заказ-счетами (форма № ОП-20),
- актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).
Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.
Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:
- оригинал подписанного двухстороннего договора;
- акт выполненных работ;
- счет-фактура;
- счет на оплату.
Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:
- этот договор подряда;
- акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
- платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).
Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми - включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.
А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог - и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.