Электронная подпись: проще или сложнее? Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения Можно ли подписывать кадровые документы электронной подписью

Материал подготовлен: Наталией Голяковой , экспертом департамента бухгалтерских услуг
«Бейкер Тилли Россия »

Что делается на государственном уровне

В 2017 году в РФ была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика". Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Участники эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Цель эксперимента:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации (не ранее IV квартала 2018 года).

Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений

Законопроект разработан Минэкономразвития России в 2016 году. (Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" подготовлен Минэкономразвития России, не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Предполагалось, что электронную цифровую подпись (ЭЦП) на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:

Принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;

Работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;

Работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).

В законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования ЭЦП, а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.

Законопроект не принят, однако к концу этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.

Пробелы законодательства

В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,

кроме случая , если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.

Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено .

Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.

Принятие рисков

В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.

Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.

Судебная практика практически не сформирована

Определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).

Определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу N 33-8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.

Сложности практического внедрения

Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.

Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)

Сложность "массового" получения ЭЦП

Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)

Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников

Переход на новый формат электронной подписи

Планировалось, что с 1 января 2019 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.

Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».

Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2019 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.

Однако 12.09.2018 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2012" сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2012, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2019 года, как планировалось ранее.

Правовое обоснование:

Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"

Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»

Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2018)

Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "О связи"

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

ГОСТ Р 34.10-2012. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2012 N 215-ст)

Можно ли использовать ЭЦП Работодателя и Работника в оформлении Кадровых документов (Приказы о приеме, отпуска, Трудовые договоры, ДС, ознакомление с ЛНД Работодателя, ПВТР и тд)Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Можно, но только в отношении дистанционных работников (кроме трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним).

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде ( Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой ().

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:

основываться на нормах действующего законодательства;
создавать документы в пределах своей компетенции;
соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица в приложении к ответу ниже ). В том числе, на бумажном носителе должен быть составлен трудовой договор и дополнительные соглашения к нему ( ст. 67, ст , ст. 312.2 ТК РФ ).

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в трудовом законодательстве обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом.

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может ( , ТК РФ ):

знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:

экземпляр трудового договора - не позднее трех календарных дней с момента его заключения ();
бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе - в день прекращения трудового договора ().

Подробности в материалах Системы Кадры:

Таблица: Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ	Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора	ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор	ст. 67, ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка	, ст. 312.2 ТК РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных (далее - )
Личная карточка работника	Правил № 225
Договор о материальной ответственности	ст. 244 ТК РФ
Больничный лист	ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора	Статьи , ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников)	ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни	ст. 113 ТК РФ
Ученический договор	ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба	ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок	ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора	Статьи , ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора	Статьи ,

Нюансы документооборота организации: допустимо ли законодательно использование ЭЦП в кадровых документах предприятия - читайте в статье.

Вопрос: Будут ли действительными документы (кадровые и по ОТ) подписанные руководителем ЭЦП и распечатанные на бумаге.

Ответ: Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. То есть законодательство позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). В тоже время в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников. Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и другие (список таких документов см в таблице ниже). Таким образом, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. В таких документам должны быть «живые» подписи сотрудника и уполномоченного лица. В остальных кадровых документах (например, в табеле учета рабочего времени), может стоять ЭЦП уполномоченного лица (руководителя).

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

Обоснование

Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации ().

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 .

Особенности работы с электронными документами

С какими сотрудниками можно заключать трудовой договор по Интернету?

С дистанционными работниками.

Допустимо ли оформлять в электронной форме авансовый отчет по командировке?

Да, допустимо.

Сколько лет хранить кадровые документы в электронном виде?

Столько же, сколько и бумажные.

Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе дали возможность оформлять трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стремятся освоить электронный документооборот. Сложность в том, что многие кадровики не доверяют виртуальным документам. Насколько обоснованна такая осторожность? Каковы требования к кадровым документам в электронном виде? Какие из них обязательно должны быть продублированы на бумаге?

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
- основываться на нормах действующего законодательства;
- создавать документы в пределах своей компетенции;
- соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

Исправляем ошибку

Ошибка
Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее - Порядок)).

Как правильно
Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 ; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X).

Что будет если...
Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету.

Как получить усиленную квалифицированную подпись В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
- утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
- несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13-16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Запомните главное

Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и др.

Есть некое противоречие между Законом об электронной подписи и Трудовым кодексом. Формально документ с электронной квалифицированной подписью приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Однако в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников.

На сегодняшний день трудовое законодательство не предоставляет работодателю условий, при которых все кадровые документы могли бы храниться только в электронном виде. Исключение - документы, связанные с трудовыми отношениями дистанционных работников.

Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила работы архивов)

Узнать о правилах и способах хранения электронных документов

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика".

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?

Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и "живые" подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Почему это важно?

Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:

Экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);

Повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;

Ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;

Упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;

Повышение прозрачности кадрового документооборота;

Улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;

Экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;

Снижение затрат на бумагу и забота об экологии;

Снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);

Обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;

Гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.

Что делается на государственном уровне?

Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Эксперимент должен помочь:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.

План проведения эксперимента Минтруда

Первый этап

Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.

Второй этап

Подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);

Уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).

Третий этап

Реализация эксперимента в выбранных компаниях;

Подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.

Четвертый этап

Общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:

Заключение трудовых договоров;

Оформление служебных командировок;

Оформление отпусков;

Извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

26 июля 2019 г. 12:22

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

регламент использования сотрудниками электронной почты;
сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

зоны ответственности и порядка работы УЦ;
правила использования ключей;
условия и средства формирования и проверки;
порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

порядок получения ключей ЭП;
где ее применять;
какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
ее задача — однозначное определение подписанта;
есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.