Материальные ценности – основной и важный актив компании. Очень важно организовать в компании четкий контроль за ТМЦ: обеспечивается это прежде всего оформлением документов. Например, составляется акт приема передачи материальных ценностей. Давайте разберемся подробно, кто, когда и при каких обстоятельствах должен составлять акт, есть ли унифицированная форма акта и что грозит работодателю при его отсутствии.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Унифицированная форма бланка законодательством не утверждена. Поэтому компании придется разработать бланк самостоятельно. Не стоит забывать, что законодательством установлены обязательные реквизиты, которые должны быть включены в первичный документ. Таким образом, бланк акта приема-передачи материальных ценностей (и другие документы) согласно федеральному закону должны содержать следующие реквизиты:

название документа;
дату, когда бланк был заполнен;
наименование компании, которая составила этот документ;
содержание, суть факта хозяйственной жизни;
величину, в которой измеряется факт хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (обязательно указав единицу измерения);
акт приема передачи материальных ценностей должен содержать указание должностей лиц, между которыми была совершена сделка, гражданина, который несет ответственность за ее оформление, или же наименование должности гражданина или нескольких граждан, ответственных только за оформление свершившегося события;
личные подписи всех ответственных лиц с расшифровкой (указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, которые позволяют установить личности данных лиц).

Как пример акта приема передачи материальных ценностей, можно использовать, например, акт о приеме-передаче ценностей на хранение по форме №МХ-1 или иные документы. Унифицированные формы можно дополнить нужными реквизитами или удалить ненужные. Разработанную форму акта необходимо закрепить в учетной политике компании .

Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении

Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).

Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.

Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.

Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от 31.12.2002 №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.

Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.

Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.

Процесс приема товаров на ответственное хранение в складской комплекс - это достаточно длительный и затратный технологический процесс.

Только качественный прием товара помогает снизить случаи недостачи и пересорта продукции, которые затем выявляются в процессе инвентаризации. В ООО "Вест-переезд" процесс приемки усовершенствован и отработан до автоматизма: это позволяет не допускать типовые ошибки.

Оптимизация поставок - ключ к решению проблемы

Самый первый элемент в данной цепочке - это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

не исключены простои,
не редкость - работа в “авральном” режиме,
скопление и очереди из грузового транспорта,
приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

Что говорит закон?

В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров. Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Поэтапное описание процесса приемки грузов и товаров

Шаг 1.

Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.

В большинстве случаев, такая документация представлена:

товаротранспортными накладными,
счетами-фактурами,
накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
путевыми листами,
удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

данные грузоотправителей и грузополучателей,
количество товара,
ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2.

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” - то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3.

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары - это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

Как производится приемка штучного товара?

В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.

Существует два способа:

Взвешивание по массе нетто. В этом случае необходимо иметь четкое представление о весе как самой единицы, так и его упаковочной тары.
Пересчитывание единиц товара, находящегося в каждой отдельной тарной упаковке.

Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов. Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д. Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.

На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов - это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.

1. Основное положение.

1.1. Порядок и сроки приема материалов, изделий и конструкций определяются: «Положением о приёме материалов на склад».
1.2. Прием должен производиться по сопроводительным документам поставщика (счет-фактура, спецификация, накладная и др.) и должна заключаться в определении соответствия количества и качества поступившей продукции, которые указаны в сопроводительных документах, а также в договорах, и заявках на поставку материалов.

2. Правило приёма материала на склад.

2.1. Во время приема продукции, должны выполняться следующие операции:
a. определение количества и качества поступившей продукции;
b. прием продукции на учет;
c. подготовка к укладке продукции на хранение;
d. укладка продукции на места хранения.
2.2. Прием продукции должен производиться заведующим складом или лицом, его заменяющим, а также лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия по поставкам продукции.
2.3. Заведующий складом или кладовщик должен заранее, до поступления продукции на склад, подготовиться к ее приему:

a. определить место для ее укладки;
b. заранее подать заявку на предоставления рабочих для разгрузки;
c. проинструктировать рабочих о порядке выполнения предстоящих разгрузочных работ с соблюдением правил техники безопасности.

2.4. Прием материалов и изделий на склад должен производиться, на основании наружного осмотра изделий. Электроарматура на основе светодиодов (светодиодные модули, линейки, шнуры) при приёме на склад должны проверяться на равномерность и яркость засветки.
2.5. При приеме материалов и продукции кладовщик обязан проверить:

a. соответствие поставляемой продукции заявке на поставку;
b. целостность упаковки или внешней защиты;
c. соответствие наименования продукции или маркировки в сопроводительных документах.

2.6. При поставке материалов или продукции в таре на склад, кладовщик, кроме проверки массы (брутто) и количества мест, может потребовать вскрытия тары, проверки массы (нетто) и количества товарных единиц в каждом месте.
2.7. Если в процессе приема, обнаруживается отсутствие сопроводительных документов, то материалы, поступившие без накладных, хранятся отдельно до их оформления. Если при приеме продукции будут выявлены: недостачи, излишки, механические повреждения или иная порча; не соответствие заявке на поставку или сопровождающим документам, то в таком случае составляется «Акт о браке на поставку», где указываются информация о выявленных нарушениях. (Приказ №4 Контроль качества от 05.01.2012 г.).
2.8. Скрытыми недостатками признаются такие дефекты, которые не могли быть обнаружены, при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены в процессе работы, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции.
2.9. Прием продукции по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, основными и особыми условиями поставки, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура, спецификация и т. п.).

3. Хранение материалов.

3.1. Хранение материалов, изделий и оборудования на складах должно проводиться в соответствии с требованиями стандартов и технических условий. Правильная организация хранения продукции должна обеспечивать ее качественную и количественную сохранность.
3.2. При хранении продукции необходимо обеспечивать:

a. рациональное размещение продукции на складе;
b. сохранность потребительских качеств;
c. простоту учета и инвентаризации;
d. постоянное плановое и внеплановое обновление запасов;
e. безопасные методы работы.

3.3. По способу хранения вся продукция делится на следующие группы:

a. I — продукция, не требующая защиты от атмосферных осадков, подлежащая хранению на открытых площадках;
b. II — продукция, требующая защиты от прямого попадания атмосферных осадков, но не чувствительная к температурным колебаниям, подлежащая хранению под навесом;
c. III — продукция, требующая защиты от атмосферных осадков и сырости, но малочувствительная к температурным колебаниям, подлежащая хранению в закрытых неотапливаемых складах;
d. IV — продукция, чувствительная к температурным колебаниям, подлежащая хранению в закрытых утепленных складах.

3.4. В целях быстрого отыскания материалов и изделий, хранящихся в складах, следует ввести нумерацию мест его хранения, прикрепив к гнезду стеллажа соответствующий ярлык или бирку, с указанием наименования, размера, сорта, количества хранящихся материалов или изделий.
3.5. Вновь поступающие материалы размещают отдельно от материалов бывших в употреблении.
3.6. Материалы однородные, но поступившие на склад в разное время, следует размещать так, чтобы был обеспечен отпуск этих материалов в порядке поступления их на склад.
3.7. Материалы однородные, но с разными технологическими характеристиками (плотность, цвет, толщина и т. д.) должны храниться раздельно.
3.8. Складирование продукции в штабеля допускается в тех случаях, когда при его укладке, друг на друга, нижние ряды не получают деформации или разрушения от давления выше уложенных рядов; когда геометрическая форма мест позволяет укладывать прочный штабель; когда изделия громоздкие и их невозможно уложить в стеллажи, а также, когда изделия, при отпуске потребителям, не требуют индивидуального подбора, который может вызвать разборку штабеля для извлечения требуемого упаковочного места или изделия.
3.9. Беспорядочное хранение материалов, изделий и оборудования на открытых площадках и складах недопустимо.

4. Учет материальных ценностей.

4.1. Информация на каждое наименование, тип, количество поступившей продукции вносится в «приходную накладную 1С». Информацию вносит заведующий складом на основании первичных приходно-расходных документов.
4.2. При внутренней передаче товаров со склада на склад и при отпуске на собственные нужды, для документального оформления и учета их движения, применяется «накладная на перемещение товара».
4.3. Отпуск материала в производство, осуществляется при наличии оформленного бланка заказа и производственной сметы, подтверждающей поставку материала на заказ.
4.4. При передаче материала в производство, заведующий складом осуществляет перемещение с производственного склада на склад бригадира или участка.
4.5. Отпуск товарно-материальных ценностей со складов по каким-либо другим документам запрещается.

5. Возврат остатков на склад.

5.1. Возврат на склад с производства возможен не использованных материалов.
5.2. Не используемые материалы должны быть перемещены со склада бригады или участка на склад производства, с обязательной отметкой в складской программе.
5.3. Требования к возвратным материалам соответствуют требованиям, изложенным в данном положении.

Директор ________________________

(1 голос, в среднем: 5 из 5)

Положение о приёмке товарно-материальных ценностей

Методический документ

	Должность
Разработано:
Согласовано:

Утверждено:

История изменений

		Описание сделанных изменений
		Документ создан, описан бизнес-процесс приемки ТМЦ

1. Введение.

1.1. Назначение процесса

1.2. Вход процесса

1.3. Результаты процесса

1.4. Используемые сокращения

2. Приёмка ТМЦ от производства

2.1. Приёмка ТМЦ от производства

2.1.1 Приёмка ТМЦ от производства на ЦС

2.1.2 Приёмка ТМЦ от производства на удалённые склады.

2.2 Приёмка импорта

2.2.1 Приёмка импорта на ЦС

2.2.2 Приёмка импорта на удалённый склад

1.Введение

В данном документе описываются бизнес-процесс приемки товароматериальных ценностей на складах Корпорации.

1.1 Назначение процесса

Данный бизнес-процесс предназначен для приемки товароматериальных ценностей на склад и отражения в базах данных 1С и WMS факта принятия товара на хранения (увеличения запасов).

1.2 Вход процесса

· Заявка на складское движение

· Транспортное средство (ТС), прибывшее на разгрузку

1.3 Результаты процесса

· Товароматериальные ценности (ТМЦ), находящеюся в зоне приемки

· Сведения о принятом на склад товаре, зафиксированные в базах данных1С и WMS

· Транспортное средство, покинувшее территорию склада

1.4 Используемые сокращения

ТС – транспортное средство;

WMS – warehousing management system - система управления складом Qguar Pro

ТМЦ – товароматериальные ценности;

ЦС – центральный склад;

ТП – транспортное поручение;

РО – расходный ордер в базе данных 1С;

ПО - приходный ордер в базе данных 1С;

ЗнСД – заявка на складское движение в базе данных 1С;

ОУЦП – отдел управления цепочками поставок;

КПТ – карта приёма товара.

2. Приёмка ТМЦ

2.1 Приёмка ТМЦ от производства

1. Кладовщик производства создаёт в базе данных 1С документ «Заказ покупателя». На основании «Заказа покупателя» Кладовщик производства создаёт расходный ордер (РО), после чего распечатывает пакет документов и отдаёт его водителю ТС.

2. Водитель ТС подходит к Диспетчеру WMS и передаёт ему документы на выгрузку.

3. В зависимости от кол-ва свободных мест хранения Начальник склада принимает решение о том, где будет происходить выгрузка продукции (либо ЦС Комплекс, либо ЦС Орбита, либо ЦС Базовая)

2.1.1 Приёмка ТМЦ от производства на ЦС

1. Диспетчер WMS находит в БД 1С «Заказ на складское движение (ЗнСД)», номер заказа берётся из сопроводительных документов.

1.1. Диспетчер WMS активирует ЗнСД, автоматически в базе WMS создаётся «Заказ-заявка на складское движение»

1.2. Если заказ не найден, необходимо проверить интерфейс обмена данных на наличие ошибок. Каждому ЗнСД соответствует в базе WMS конкретный документ «Заказ покупателя».

2. Диспетчер WMS выбирает подходящий Док для разгрузки.

3. Диспетчер WMS сообщает Водителю ТС и Кладовщику, на каком Доке будет происходить выгрузка.

4. Диспетчер WMS распечатывает Кладовщику документ «Поставка», по которому Кладовщик будет осуществлять приёмку ТМЦ.

5. Док, указанный Диспетчером WMS, подготавливается к приёмке продукции.

5.1. Кладовщик поднимает ворота на указанном Доке.

5.2. Кладовщик контролирует и координирует процесс подъезда машины к воротам Дока для выгрузки: правильный заезд машины в докшелтер, выставляет доклевеллер по уровню пола машины.

5.3. Если при вскрытии ТС возникли какие-то проблемы (повреждённая продукция, развалившиеся паллеты, нехватка упаковок продукции в целых паллетах), то кладовщик делает фотографии.

6. Грузчик комплектовщик по команде Кладовщика начинает выгружать электротележкой поддоны из машины. Выгруженные поддоны выставляются в один ряд вдоль линии по бокам Дока.

7. По окончании выгрузки Кладовщик начинает приёмку продукции согласно распечатанному документу «Поставка»

7.1. Кладовщик работает с радиотерминалом и мобильным принтером. В системе находит поставку, которую будет принимать.

7.2. Кладовщик подтверждает принятие поставки в работу.

7.3. Кладовщик сканирует EAN коды продукции.

7.4. Кладовщик выбирает тип носителя (Европаллет, Морской паллет и т. д.).

7.5. При необходимости Кладовщик указывает номер партии, дату изготовления, сроки годности.

7.6. Из выпадающего списка Кладовщик выбирает единицу приемки товара (базовая единица измерения , упаковка, слой, паллета). Указывает количество артикула на регистрируемом носителе.

7.7. Из выпадающего Кладовщик списка выбирает статус качества.

7.8. После того как введены все данные и носитель сформирован, Кладовщик нажимаетм кнопку «Полный носитель». После этого система назначает место локации. Если же система не назначила место, то Кладовщик сообщает об этом Диспетчеру WMS.

7.9. Распечатываются две этикетки носителя. Первая этикетка размещается внизу паллеты на уровне первого слоя продукции, вторая этикетка размещается посередине паллеты на высоте 90-100см от уровня пустого поддона. Этикетка содержит следующую информацию:

Номер носителя;

Место хранения;

Номер поставки;

Дата поставки;

Вес носителя;

Статус качества;

Код артикула;

Количество;

Срок годности;

Фамилия кладовщика

8. После приёмки последнего поддона Кладовщик направляется к Диспетчеру WMS, где производится сверка данных между «Поставкой» и фактически принятым Кладовщиком количеством продукции.

8.1. Если расхождений нет, то Диспетчер WMS распечатывает акт приёмки WMS и передаёт его с подписью Кладовщика в Бухгалтерию ЦС.

8.2. Если расхождения есть, то Кладовщик производит повторную проверку носителей, по которым есть расхождения. Если после проверки выявляется, что первоначально было неправильно оприходована продукция, то Диспетчер WMS удаляет носитель с этой продукцией из базы WMS, а Кладовщик производит повторную приёмку и стикеровку носителя.

8.3. Если повторная проверка покажет, что первоначально продукция была принята верно, и количество продукции заявленное в Поставке не соответствует фактически принятому, то ставится в известность Кладовщик производства. Кладовщика производства подписывается акт приёмки из базы WMS. После этого диспетчером создаётся рукописный акт установленной формы, который также подписывается кладовщиком производства.

8.4. Сделанные при возникновении проблем с выгрузкой фотографии отсылаются с комментариями электронной почтой на адреса начальника склада и начальника отдела логистики.

9. После подписания актов Диспетчер WMS закрывает «Поставку».

10. После закрытия «Поставки» система WMS автоматически назначает носителям места хранения, и создаются транспортные поручения (ТП) для водителей складской техники для размещения носителей в этих местах хранения.

11. Не смотря на созданные автоматически ТП, размещение носителей водителями складской техники начинается только после разрешения кладовщика.

12. После закрытия Диспетчером «Поставки» в базе 1С автоматически создаются приходные ордера (ПО).

13. Диспетчер WMS передаёт акт из WMS и рукописный акт в Бухгалтерию ЦС.

10. Сделанные при возникновении спорных вопросов при выгрузке фотографии отсылаются с комментариями электронной почтой на адреса Начальника центрального склада, Начальника отдела складской и транспортной логистики и Начальника склада КПД.

11. Бухгалтерия ЦС оформляет рукописный акт приёмки продукции согласно переданным с удалённого склада документам.

12. При наличии разногласий с РО, рукописный акт отправляется Кладовщику производства на подпись.

13. Бухгалтерия ЦС переводит рукописный акт в электронную форму и отправляет её менеджеру в Отдел управления цепочками поставок (ОУЦП).

15. При отсутствии разногласий в акте приёмки менеджер ОУЦП создаёт Приходный Ордер (ПО) в базе данных 1С. Если разногласия есть, то менеджер ОУЦП сначала проводит корректировки по расходному ордеру, а потом создаёт ПО

16. Бухгалтерия ЦС формирует пакет первичной документации для хранения: распечатанный РО, карту приёма товара, акт приёмки рукописный, распечатанный ПО.

2.2 Приёмка импортной продукции.

1. Менеджер ОУЦП вносит в базу данных 1С документ «Заказ поставщика»

2. По факту прихода контейнеров или машин с импортной продукцией Кладовщик ЦС переписывает номера ТС или контейнеров и передаёт их Начальнику ЦС.

3. Начальник ЦС высылает отчёт с указанием ТС и контейнеров пришедших на выгрузку в отделы ВЭД и ОУЦП

4. В зависимости от кол-ва свободных мест хранения Начальник склада принимает решение о том, где будет происходить выгрузка импортной продукции (либо ЦС либо удалённый склад)

5. Если выгрузка будет производиться на удалённом складе, то Диспетчер WMS находит в базе 1С соответствующие Заявки на складское движение (ЗнСД), переводит их в формат Excel и пересылает по электронной почте Кладовщику на удалённом складе.

2.2.1 Приёмка импорта на ЦС.

1. Водитель ТС подходит к Диспетчеру WMS и передаёт ему документы на выгрузку.

2. Диспетчер WMS находит в базе данных 1С соответствующие Заявки на складское движение ЗнСД (поиск производится по номеру ТС, номеру контейнера или по поставщику). Каждому ЗнСД соответствует в базе WMS конкретный документ «Поставка».

3. Диспетчер WMS активирует необходимую «Поставку».

4. Диспетчер WMS распечатывает «Поставку» и передаёт Кладовщику, который отвечает за выгрузку импортной продукции.

5. Док, указанный Диспетчером WMS, подготавливается в приёмке продукции.

5.1. Кладовщик поднимает ворота на указанном Диспетчером WMS Доке.

5.2. Кладовщик контролирует и координирует процесс подъезда машины к доку для выгрузки: правильный заезд машины в докшелтер, выставляет доклевеллер по уровню пола машины.

5.3. Кладовщик делает несколько фотографий ТС, где должно быть видны несорванная пломба и государственный номер ТС. Также Кладовщик делает фотографию кузова машины с продукцией сразу после вскрытия пломбы и открытия ворот ТС.

6. Если при вскрытии ТС возникли какие-то спорные моменты (повреждённая продукция, развалившиеся паллеты, нехватка упаковок продукции в целых паллетах), то Кладовщик обязан остановить процесс выгрузки продукции и сообщить об этом руководству ЦС. Руководство ЦС ставит в известность Начальника отдела ВЭД по телефону о возникшей ситуации. Также звонок дублируется письмом в электронной почте, к письму прикрепляется фотографии, сделанные Кладовщиком при выгрузке ТС. В зависимости от реакции Начальника отдела ВЭД руководством ЦС принимается решение о продолжении выгрузки продукции.

7.1. Грузчик-комплектовщик подвозит на электротележке европоддоны и выставляет их сбоку от Дока приёмки.

7.2. Если продукция находится на поддонах, то Грузчик-комплектовщик по команде Кладовщика начинает выгружать электротележкой поддоны из машины. Выгруженные поддоны выставляются в один ряд вдоль линии по бокам дока.

7.3. Кладовщик следит за тем, чтобы структура упаковки поддона соответствовала параметрам, внесённым в WMS (кол-во слоёв на паллете, кол-во ящиков в слое и т. п.).

7.4. Если продукции на паллете больше, чем должно быть по структуре упаковки, то лишние количество продукции перекладывается на отдельный поддон.

7.5. Если продукция пришла не в паллетах, а «насыпью», то грузчик-комплектовщик берёт пустой поддон и аккуратно выставляет на него продукцию согласно структуре упаковки. При этом обязательно соблюдается правило – на одном паллете выставляется только один артикул продукции. По окончании выгрузки грузчик-комплектовщик маркирует ящики. Необходимое количество стикеров распечатывает диспетчер. Приёмка продукции кладовщиком начинается только после того, как все ящики промаркированы.

7.6. Вся обнаруженная при выгрузке бракованная и некондиционная продукция выставляется на отдельном поддоне и при окончании выгрузки фотографируется.

8. По окончании выгрузки Кладовщик начинает приёмку продукции согласно распечатанной «Поставке»

8.1. Кладовщик работает с радиотерминалом и мобильным принтером. В системе находит поставку, которую будет принимать.

8.2. Подтверждает принятие поставки в работу.

8.3. Сканирует EAN код продукции.

8.4. Выбирает тип носителя (Европаллет, Морской паллет и т. д.).

8.5. При необходимости указывает номер партии, дату изготовления, сроки годности.

8.6. Из выпадающего списка выбирает единицу приемки товара (базовая единица измерения, упаковка, слой, паллета). Указывает количество артикула на регистрируемом носителе.

8.7. Из выпадающего списка выбирает статус качества.

8.8. После того как введены все данные и носитель сформирован, нажимаем кнопку «Полный носитель». После этого система назначает место локации. Если же система не назначила место, сообщается об этом оператору.

8.9. Распечатываются две этикетки носителя. Первая этикетка размещается внизу паллеты на уровне первого слоя продукции, вторая этикетка размещается посередине паллеты на высоте 90-100см от уровня пустого поддона. Этикетка содержит следующую информацию:

Номер носителя;

Место хранения;

Номер поставки;

Дата поставки;

Вес носителя;

Статус качества;

Код артикула;

Количество;

Срок годности;

Фамилия кладовщика

Первая этикетка размещается внизу паллеты на уровне первого слоя продукции, вторая этикетка размещается в середине паллеты на высоте 90-100см от уровня пустого поддона.

8.10. В зависимости от необходимости прохождения продукцией предпродажной подготовки, Кладовщик при приёмке выбирает нужный Статус качества для данной продукции.

9. После приёмки последнего поддона Кладовщик ЦС направляется к Диспетчеру WMS, где производится сверка данных между «Поставкой» и фактически принятым кладовщиком количеством продукции.

9.1. Если расхождений нет, то Диспетчер WMS распечатывает акт приёмки WMS и передаёт его с подписью Кладовщика и водителя ТС в Бухгалтерию ЦС.

9.2. Если расхождения есть, то Кладовщик производит повторную проверку носителей по которым есть расхождения. Если после проверки выявляется, что первоначально было неправильно оприходована продукция, то Диспетчер WMS удаляет носитель с этой продукцией из базы WMS, а Кладовщик производит повторную приёмку и стикеровку носителя.

9.3. Если повторная проверка покажет, что первоначально продукция была принята верно, и количество продукции заявленное в Поставке не соответствует фактически принятому, то диспетчер создаёт рукописный акт установленной формы, который подписывается Кладовщиком и Водителем ТС.

9.4. Также Диспетчер WMS делает копию сопроводительного документа на импортную продукцию (CMR). Диспетчер WMS обязательно указывает в оригиналах и копиях СMR данные о кол-ве и артикулах бракованной продукции, также указывает недостачи и пересорты по принятой продукции.

9.5. После этого Диспетчер WMS пропечатывает СMR и оригиналы отдаёт Водителю ТС.

10. После подписания актов Диспетчер WMS закрывает «Поставку».

11. После закрытия «Поставки» система WMS автоматически назначает носителям места хранения, и создаются транспортные поручения (ТП) для водителей складской техники для размещения носителей в этих местах хранения.

12. Не смотря на созданные автоматически ТП, размещение носителей водителями складской техники начинается только после разрешения кладовщика.

13. После закрытия диспетчером «Поставки» в базе данных 1С автоматически создаются приходные ордера (ПО).

14. Диспетчер передаёт акт из WMS и рукописный акт в Бухгалтерию ЦС.

15. Бухгалтерия ЦС переводит рукописный акт в электронную форму и отправляет её менеджеру в ОУЦП.

16. Бухгалтерия ЦС формирует пакет первичной документации для хранения: распечатанный РО, распечатанный акт из базы WMS, акт приёмки рукописный, распечатанный ПО, копия CMR.

2.2.2 Приёмка импорта на удалённый склад

1. Водитель ТС подходит к Кладовщику и передаёт ему документы на выгрузку.

2. Кладовщик распечатывает переданные ему диспетчером ЦС по электронной почте документы «Поставка».

3. Кладовщик сообщает Водителю, на каком Доке/складе будет осуществляться выгрузка.

3.1. Кладовщик поднимает ворота на указанном диспетчером доке.

3.2. Кладовщик контролирует и координирует процесс подъезда машины к доку для выгрузки: правильный заезд машины в докшелтер, выставляет доклевеллер по уровню пола машины.

3.3. Если при вскрытии ТС возникли какие-то проблемы (повреждённая продукция, развалившиеся паллеты, нехватка упаковок продукции в целых паллетах), то кладовщик делает фотографии.

4. Если при вскрытии ТС возникли какие-то спорные моменты (повреждённая продукция, развалившиеся паллеты, нехватка упаковок продукции в целых паллетах), то Кладовщик обязан остановить процесс выгрузки продукции и сообщить об этом руководству ЦС. Руководство ЦС ставит в известность начальника Отдела ВЭД по телефону о возникшей ситуации. Также звонок дублируется письмом в электронной почте, к письму прикрепляется фотографии, сделанные кладовщиком при выгрузке ТС. В зависимости от реакции Начальника отдела ВЭД руководством ЦС принимается решение о продолжении выгрузки продукции.

5. Процесс выгрузки машины.

5.1. Грузчик-комплектовщик подвозит европоддоны и выставляет их сбоку от Дока приёмки.

5.2. Если продукция находится на поддонах, то Грузчик-комплектовщик по команде Кладовщика начинает выгружать товароматериальные ценности из машины. Выгруженные поддоны с продукцией выставляются по бокам дока.

5.3. Кладовщик следит за тем, чтобы структура упаковки поддона соответствовала параметрам, внесённым в WMS (кол-во слоёв на паллете, кол-во ящиков в слое и т. п.).

5.4. Если продукции на паллете больше, чем должно быть по структуре упаковки, то лишние количество продукции перекладывается на отдельный поддон.

5.5. Если продукция пришла не в паллетах, а «насыпью», то грузчик-комплектовщик берёт пустой поддон и аккуратно выставляет на него продукцию согласно структуре упаковки. При этом обязательно соблюдается правило – на одном паллете выставляется только один артикул продукции. По окончании выгрузки грузчик-комплектовщик маркирует ящики. Приёмка продукции Кладовщиком начинается только после того, как все поддоны с выгруженной продукцией промаркированы.

5.6. Вся обнаруженная при выгрузке бракованная и некондиционная продукция выставляется на отдельном поддоне и при окончании выгрузки фотографируется.

6. Кладовщик отмечает выгруженную продукцию в Карте приёма товара (КПТ).

7. После того, как Кладовщик сделал отметку в КПТ, Грузчики отвозят выгруженную продукцию в зону хранения.

8. После приёмки последнего поддона Кладовщик сверяет данные между «Поставкой» и фактически принятым количеством продукции.

8.1. Если расхождений нет, то Кладовщик распечатывает акт установленной формы, ставит комментарии, что разногласий нет, и подписывает его у Водителя ТС

8.2. Если расхождения есть, то Кладовщик производит повторную проверку артикулов продукции, по которым есть расхождения.

8.3. Если повторная проверка покажет, что первоначально продукция была принята верно, и количество продукции заявленное в поставке не соответствует фактически принятому, то Кладовщик создаёт рукописный акт установленной формы, в котором указываются все разногласия и который подписывается Кладовщиком и Водителем ТС.

8.4. Также Кладовщик делает копию документа CMR. Кладовщик обязательно указывает в оригиналах и копиях СMR данные о кол-ве и артикулах бракованной продукции, также указывает недостачи и пересорты по принятой продукции.

8.5. Кладовщик и Водитель ТС подписывают два экземпляра КПТ. Один экземпляр Кладовщик оставляет у себя на удалённом складе. Второй экземпляр подкалывается к распечатанной Поставке.

9. Кладовщик передаёт экземпляры КПТ, Поставки и копию CMR в бухгалтерию ЦС не позднее 12.00 следующего за выгрузкой дня.

10. Сделанные при возникших спорных моментах при выгрузке фотографии отсылаются с комментариями электронной почтой на адреса Начальника склада и Начальника отдела складской и транспортной логистики.

11. Бухгалтерия ЦС переводит рукописный акт в электронную форму и отправляет её менеджеру в ОУЦП

15. При отсутствии разногласий в акте приёмки менеджер ОУЦП создаёт Приходный Ордер в базе данных 1С. Если разногласия есть, то менеджер ОУЦП сначала проводит корректировки по Расходному Ордеру, а потом создаёт ПО.

16. Бухгалтерия ЦС формирует пакет первичной документации для хранения: распечатанный РО, КПТ, акт приёмки рукописный, распечатанный ПО, копия CMR.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2000 года №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01», принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи ( и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Согласно Российскому Энциклопедическому словарю сырье представляет собой сырье и материалы, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, добытая руда).

Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее Методические указания №119н), материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально-производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы №М-2 и №М-2а) . Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее Постановление №71а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена и должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если основано на государственной или муниципальной собственности, доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 - 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок. Срок действия доверенности в соответствии со статьей 186 ГК РФ не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обращаем внимание читателей на то, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приходные ордера выписываются на фактическое количество поступивших ценностей. На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходных ордеров в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

Если при приеме материальных ценностей установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, то приходный ордер формы №М-4 не составляется. В такой ситуации составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

ü от места приемки;

ü от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

ü от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается :

ü номер и дата выписки;

ü наименование поставщика и покупателя;

ü наименование и краткое описание товара;

ü количество товара;

ü цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1) , со ставляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3) , составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Данные приема объекта в состав основных средств являются основанием для заполнения следующих первичных документов по учету основных средств:

· Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

· других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Постановлением №71а для этих целей разработана форма №М-11 «Требование-накладная» , применяемаяв тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Пунктом 90 Методических указаний №119н определено, что как внутреннее перемещение материалов рассматривается и их отпуск на склады (в кладовые) подразделений организации и на строительные площадки.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

ü наименование полученных материалов;

ü количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

ü номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

ü количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

В случае движения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами организации в соответствии с Постановлением №132 оформляется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13) , составляемая в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр накладной остается в сдающем подразделении и служит для списания товарно-материальных ценностей, второй передается в подразделение, принимающее ценности и служит для принятия их к учету.

Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию организации для учета движения товарно-материальных ценностей.

Внутри организации из одного структурного подразделения в другое перемещаются не только материалы, товары, но и объекты основных средств. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2 , утвержденная Постановлением Госкомстата №7.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

ü либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;

ü либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8) . Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно - заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно–заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала. Сдаче складских экземпляров лимитно–заборных карт предшествует сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, находящихся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма № М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

ü наименование материала;

ü количество материала, его цена и общая сумма;

ü назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) . Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

ü сторонним организациям на основании договоров и других документов;

ü хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12) , утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ü наименование получателя груза;

ü наименование груза;

ü количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

ü род упаковки;

ü способ погрузки и разгрузки;

ü время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета , Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Организация складского учета ».